Lean Coffee online of hybride organiseren

Wat verandert er als je Lean Coffee online doet?

De basis blijft hetzelfde: onderwerpen verzamelen, stemmen, bespreken in korte timeboxen en na elke timebox de groep laten beslissen of je doorgaat. Ken je de werkvorm nog niet goed, lees dan eerst wat Lean Coffee is en hoe het werkt.

Online vallen een paar dingen weg die in een ruimte vanzelf gaan:

• Je ziet het bord niet vanzelf. In een ruimte kijkt iedereen naar dezelfde muur. Online moet het bord voor iedereen zichtbaar en bijgewerkt zijn.
• Stemmen is minder vanzelfsprekend. Stippen plakken of een duim opsteken werkt in een videocall niet altijd goed, zeker niet als camera's uit staan.
• Beurten nemen is lastiger. Door vertraging en het ontbreken van lichaamstaal praten mensen door elkaar heen, of juist helemaal niet.
• Aandacht lekt sneller weg. Een mailtje of chatbericht is één klik verwijderd.
• De timer is minder zichtbaar. Een eierwekker op tafel ziet iedereen. Online moet je bewust zorgen dat iedereen weet hoeveel tijd er nog is.

Het goede nieuws: voor elk van deze punten is een oplossing. En online heeft ook voordelen. Onderwerpen staan direct digitaal vast, notulen zijn makkelijker te delen en je kunt onderwerpen al ruim voor de sessie laten verzamelen.

Welke tools gebruik je voor online Lean Coffee?

Er zijn grofweg drie soorten tools waarmee je een online Lean Coffee kunt houden. Welke het beste past, hangt af van hoe vaak je Lean Coffee doet en wat je team al gebruikt.

Online whiteboards

Met een online whiteboard maak je een bord met drie kolommen en laat je iedereen digitale plakbriefjes toevoegen. Veel whiteboards hebben een stemfunctie en een timer. Het voordeel is flexibiliteit, het nadeel is dat de facilitator veel handwerk heeft: briefjes verschuiven, stemmen tellen en notities apart bijhouden.

Speciale Lean Coffee-tools

Er zijn tools die specifiek voor Lean Coffee zijn gebouwd. Die leiden de groep door de fases heen, regelen het stemmen en de timebox, en leggen de uitkomsten vast. Dat scheelt de facilitator veel werk, vooral als je Lean Coffee regelmatig doet.

Functies in de videocall

In Microsoft Teams of Zoom kun je met de chat, polls en emoji-reacties een eenvoudige variant doen: onderwerpen in de chat, stemmen via een poll, de duimstemming met een reactie. Voor een eenmalige sessie kan dat volstaan. Voor een terugkerende Lean Coffee wordt het al snel rommelig, omdat je geen overzichtelijk bord hebt.

Welke je ook kiest: combineer het altijd met video. Lean Coffee is een gesprek, en dat gaat beter als je elkaar ziet.

Checklist voor een online Lean Coffee

Gebruik deze checklist bij je volgende remote Lean Coffee.

Vooraf

• Stuur een uitnodiging met de link naar de videocall en naar het bord.
• Test het bord zelf en controleer dat gasten zonder gedoe kunnen meedoen.
• Leg in de uitnodiging in twee zinnen uit hoe Lean Coffee werkt.
• Zet de kolommen Te bespreken, Bezig en Besproken klaar.
• Bepaal de timebox (bijvoorbeeld zes minuten) en het aantal stemmen per persoon.
• Vraag deelnemers om vooraf alvast onderwerpen toe te voegen.

Tijdens

• Vraag iedereen de camera aan te zetten als dat kan.
• Deel het bord of laat iedereen het zelf openen.
• Maak de timer zichtbaar voor iedereen.
• Noem bij elk onderwerp wie de inbrenger is en laat die openen.
• Leg inzichten en acties direct vast, zichtbaar voor iedereen.

Achteraf

• Deel de notulen en acties binnen een dag.
• Bewaar onbesproken onderwerpen voor de volgende sessie.
• Vraag af en toe feedback op het format.

Online stemmen en timeboxen

Stemmen op onderwerpen

Het mooiste is als stemmen verborgen blijven tot iedereen gestemd heeft. Online is dat makkelijker te regelen dan in een ruimte, omdat veel tools dit ondersteunen. Zo voorkom je dat mensen gaan meestemmen met wat al populair is.

Geef twee of drie stemmen per persoon en maak duidelijk hoeveel tijd er is om te stemmen: twee minuten is meestal genoeg.

De duimstemming online

De duimstemming na elke timebox moet online snel gaan, anders verlies je het tempo. Een paar opties:

• Duim in beeld. Werkt goed als alle camera's aan staan en de groep klein is.
• Emoji-reacties in de videocall. Duim omhoog, en voor neutraal en stoppen spreek je vooraf een ander emoji af.
• Een stemknop in de tool. Het snelst en het duidelijkst, omdat de uitslag direct zichtbaar is.

De timer zichtbaar maken

Een zichtbare timer voorkomt discussie over de tijd. Gebruik de timer van je bord of tool, of deel een timer in beeld. Kondig een halve minuut voor het einde aan dat de tijd bijna om is, zodat mensen hun punt kunnen afronden.

Energie vasthouden in een remote sessie

Online vermoeit sneller dan in een ruimte. Deze tips helpen om de energie erin te houden:

• Houd het korter. Online werkt 45 tot 60 minuten vaak beter dan 90 minuten.
• Begin met een korte check-in. Een vraag als "Wat was je hoogtepunt van deze week?" zorgt dat iedereen in de eerste minuut al eens praat.
• Nodig mensen bij naam uit. Stilte online betekent niet dat iemand niets te zeggen heeft. Vraag gericht naar een mening.
• Gebruik de handfunctie. Spreek af dat je een hand opsteekt als je iets wilt zeggen, zeker bij grotere groepen.
• Wees strak op de timebox. Korte blokken houden het gesprek levendig. Online is dat nog belangrijker dan in een ruimte.
• Wissel de facilitator af. Als steeds dezelfde persoon faciliteert, wordt het snel eentonig.

Meer over facilitatie lees je in onze Engelstalige gids How to facilitate Lean Coffee.

Hybride Lean Coffee: een deel op kantoor, een deel thuis

Hybride is de lastigste variant. Het risico is dat de mensen in de ruimte met elkaar in gesprek gaan en de thuiswerkers toeschouwer worden. Een paar afspraken helpen:

1. Iedereen gebruikt hetzelfde digitale bord. Ook de mensen in de ruimte voegen hun onderwerpen digitaal toe, niet op plakbriefjes aan de muur.
2. Iedereen stemt op dezelfde manier. Een duim in de ruimte en een emoji online is lastig te tellen. Laat iedereen via de tool of de call stemmen.
3. Iedereen met een eigen laptop. Als het kan, logt iedereen in de ruimte ook zelf in, met één goede microfoon voor de ruimte.
4. Geef online deelnemers voorrang. Nodig de mensen thuis als eerste uit om te reageren, zeker bij het openen van een onderwerp.
5. Stel eventueel een maatje aan. Iemand in de ruimte let erop of de online deelnemers aan bod komen.

Soms is het eenvoudiger om de hele sessie online te doen, ook voor wie op kantoor zit. Dan is iedereen gelijkwaardig.

Onderwerpen vooraf verzamelen

Online kun je de fase Verzamelen deels naar voren halen. Laat deelnemers in de dagen voor de sessie al onderwerpen toevoegen aan het bord. Dat heeft een paar voordelen:

• Mensen hebben meer tijd om over een onderwerp na te denken en het goed te formuleren.
• Je bespaart tijd in de sessie zelf.
• Collega's die in de meeting minder snel het woord nemen, hebben zo toch een stem in de agenda.

Houd aan het begin van de sessie wel een paar minuten vrij voor nieuwe onderwerpen: soms speelt er vlak voor de meeting nog iets. En laat de pitches gewoon doorgaan, zodat iedereen weet wat er met elk onderwerp bedoeld wordt.

Weet je team niet goed waar het over moet gaan? In onze lijst met 50 Lean Coffee-onderwerpen vind je genoeg inspiratie.

Online Lean Coffee met LeanBrew

LeanBrew is een online Lean Coffee-tool die we hebben gebouwd om remote en hybride sessies eenvoudig te maken. De app volgt de fases Verzamelen, Stemmen en Bespreken. Deelnemers besteden een paar "bonen" en de stemmen blijven geheim tot de onthulling. Bij het bespreken staat het onderwerp op het podium met een timebox, en als de tijd om is, stemt iedereen Keep going, No preference of Move on.

Alles loopt realtime synchroon op elk scherm, dus iedereen ziet hetzelfde, of je nu naast Teams, Zoom of een andere videocall werkt. Gasten doen mee via een link met alleen hun naam, zonder account of installatie. Je kunt onderwerpen vooraf laten toevoegen, terugkerende sessies plannen met een agendabestand, en Slack-meldingen met een herinnering vlak vooraf aanzetten. Notulen met acties en eigenaren kun je exporteren naar PDF, Markdown of CSV.

De app is (nog) Engelstalig. Je kunt LeanBrew 30 dagen gratis proberen: maak een gratis account aan. Deelnemers betalen nooit.

Veelgestelde vragen

Kun je Lean Coffee in Microsoft Teams of Zoom doen?

Ja. Je kunt de chat, polls en reacties van Teams of Zoom gebruiken voor een eenvoudige variant, of de videocall combineren met een online whiteboard of een speciale Lean Coffee-tool voor het bord, het stemmen en de timer.

Wat heb je nodig voor een online Lean Coffee?

Een videocall, een digitaal bord met de kolommen Te bespreken, Bezig en Besproken, een manier om te stemmen en een timer die iedereen kan zien. Een plek om inzichten en acties vast te leggen maakt het compleet.

Hoe lang moet een remote Lean Coffee duren?

Online werkt 45 tot 60 minuten meestal het best, omdat de aandacht sneller wegzakt dan in een ruimte. Houd de timebox per onderwerp op vijf tot acht minuten.

Hoe stem je online bij Lean Coffee?

Voor het kiezen van onderwerpen geeft iedereen twee of drie stemmen, bij voorkeur verborgen tot iedereen klaar is. Voor de duimstemming na een timebox gebruik je een duim in beeld, een emoji-reactie of een stemknop in je tool.

Hoe zorg je dat hybride Lean Coffee eerlijk blijft?

Laat iedereen, ook in de ruimte, hetzelfde digitale bord en dezelfde manier van stemmen gebruiken. Geef online deelnemers bewust als eerste het woord, zodat ze niet buiten het gesprek vallen.